ITIN und EIN beantragen: Schritt-für-Schritt für Nicht-US-Personen

Du hast eine US LLC gegründet oder planst es — und jetzt stehst du vor zwei Abkürzungen, die alles andere als selbsterklärend sind: EIN und ITIN. Beide sind Steuernummern, beide kommen vom IRS, aber sie erfüllen völlig unterschiedliche Zwecke. Welche brauchst du? Vielleicht nur eine. Vielleicht beide. Vielleicht keine.

Dieser Leitfaden bringt Ordnung ins Durcheinander — mit klaren Anleitungen, realistischen Zeitangaben und den Fehlern, die wir in der Praxis am häufigsten sehen.

EIN vs. ITIN: Der Unterschied auf einen Blick

Kurz gesagt: Die EIN ist für deine Firma. Die ITIN ist für dich persönlich.

Wer braucht was?

Du brauchst eine EIN, wenn du:

• Eine US LLC gegründet hast (als Single-Member oder Multi-Member LLC)
• Ein US-Geschäftskonto eröffnen willst
• Mitarbeiter in den USA beschäftigst
• Steuererklärungen für dein US-Unternehmen einreichen musst (Form 5472/1120)

Fazit: Praktisch jeder, der eine US LLC besitzt, braucht eine EIN. Ausnahmen gibt es kaum.

Du brauchst eine ITIN, wenn du:

• Persönlich steuerpflichtig in den USA bist (z. B. durch Effectively Connected Income, kurz ECI)
• US-Steuererklärungen als Einzelperson einreichen musst (Form 1040-NR)
• Bestimmte Steuerabkommen in Anspruch nehmen willst (Treaty Benefits)

Du brauchst KEINE ITIN, wenn du:

• Eine Single-Member LLC ohne ECI (Effectively Connected Income) betreibst
• Deine einzige US-Steuerpflicht die jährliche Form 5472 plus pro forma Form 1120 ist
• Du kein persönliches US-Einkommen hast, das versteuert werden muss

Das ist ein weit verbreitetes Missverständnis: Viele Gründer beantragen reflexartig eine ITIN, obwohl sie gar keine brauchen. Die Form 5472/1120 für deine LLC wird mit der EIN der Firma eingereicht — nicht mit deiner persönlichen Steuernummer.

EIN beantragen: Form SS-4 Schritt für Schritt

Voraussetzungen

• Du hast eine US LLC (oder eine andere US-Geschäftseinheit) gegründet
• Du hast die Gründungsdokumente (Articles of Organization) vorliegen
• Du hast einen Registered Agent in den USA

Schritt 1: Form SS-4 herunterladen

Lade das aktuelle Formular direkt von der IRS-Website herunter: Form SS-4 (Rev. December 2025). Verwende immer die neueste Version.

Schritt 2: Formular ausfüllen

Die wichtigsten Felder:

• Line 1 — Legal Name: Der offizielle Name deiner LLC, genau wie in den Articles of Organization.
• Line 3 — Executor/Trustee: Dein vollständiger Name als verantwortliche Person (Responsible Party).
• Line 4a-4b — Mailing Address: Die Adresse deines Registered Agent oder deine US-Geschäftsadresse.
• Line 7a — SSN/ITIN: Wenn du keine SSN oder ITIN hast, schreibe: „Foreign person — no SSN or ITIN".
• Line 9a — Type of Entity: „Limited Liability Company (LLC)" ankreuzen und die Anzahl der Mitglieder angeben.
• Line 10 — Reason for Applying: „Started new business" ankreuzen.
• Line 16 — Foreign Country: Dein Wohnsitzland angeben.

Schritt 3: Per Fax an den IRS senden

Als Nicht-US-Person kannst du den Online-Antrag nicht nutzen. Du musst das Formular per Fax oder Post einreichen.

Faxnummer für internationale Antragsteller: +1 (304) 707-9471

Lege ein Deckblatt (Cover Sheet) bei mit:

• Deinem Namen und dem Namen der LLC
• Einer Rückfaxnummer, an die der IRS deine EIN senden kann
• Dem Vermerk „SS-4 Application — EIN Request"

Schritt 4: Warten und EIN erhalten

• Per Fax: Der IRS sendet deine EIN in der Regel innerhalb von 4 Werktagen an die angegebene Rückfaxnummer.
• Per Post: 4-6 Wochen Bearbeitungszeit.

Tipp: Nutze einen Online-Faxdienst, wenn du kein Faxgerät hast. Es gibt zahlreiche Dienste, die ein US-Fax senden und empfangen können.

Was die EIN kostet

Die EIN-Beantragung beim IRS ist komplett kostenlos. Dienstleister, die 50-300 USD dafür verlangen, füllen lediglich das Formular für dich aus und senden das Fax. Du kannst das selbst — in 20 Minuten.

ITIN beantragen: Form W-7 Schritt für Schritt

Voraussetzungen

• Du hast eine persönliche US-Steuerpflicht (z. B. ECI aus deiner LLC)
• Du hast keine SSN (Social Security Number) und bist nicht berechtigt, eine zu erhalten
• Du musst eine US-Steuererklärung als Einzelperson einreichen

Schritt 1: Certified Copy deines Reisepasses besorgen

Das ist der aufwendigste Teil des gesamten Prozesses. Der IRS akzeptiert nur folgende Dokument-Varianten:

• Originalreisepass (wird für die Dauer der Bearbeitung einbehalten — nicht empfohlen)
• Certified Copy über einen IRS-autorisierten Certified Acceptance Agent (CAA)
• Certified Copy über ein US-Konsulat oder eine US-Botschaft

Wichtig: Notariell beglaubigte Kopien oder Apostillen werden seit 2011 vom IRS nicht akzeptiert. Nur die oben genannten Wege sind gültig.

Empfehlung: Nutze einen CAA. Diese sind speziell vom IRS autorisiert, deine Identität zu prüfen und eine beglaubigte Kopie deines Reisepasses zu erstellen. Eine Liste der CAAs findest du auf der IRS-Website.

Schritt 2: Form W-7 herunterladen und ausfüllen

Lade das aktuelle Formular herunter: Form W-7.

Die wichtigsten Felder:

• Line 1a-1b — Name: Genau wie im Reisepass.
• Line 2 — Mailing Address: Die Adresse, an die deine ITIN geschickt werden soll.
• Line 3 — Foreign Address: Deine aktuelle Wohnadresse im Ausland.
• Line 6a — Country of Citizenship: Dein Staatsbürgerschaftsland.
• Line 6d — Entry Date: Nur ausfüllen, wenn du in die USA eingereist bist.
• Reason for Submitting (Box a-h): In den meisten Fällen Box a oder h ankreuzen.

Schritt 3: Erforderliche Dokumente zusammenstellen

• Ausgefülltes Form W-7
• Certified Copy des Reisepasses (oder Original)
• Die US-Steuererklärung (Form 1040-NR), für die du die ITIN benötigst — diese wird zusammen mit dem W-7 eingereicht
• Falls zutreffend: Nachweis über Treaty Benefits

Schritt 4: Einreichen

Option A — Per Post: Sende alles an:

Internal Revenue Service ITIN Operation P.O. Box 149342 Austin, TX 78714-9342

Option B — Über einen CAA: Der CAA reicht die Unterlagen direkt beim IRS ein — du musst weder deinen Originalreisepass einsenden noch selbst Post schicken.

Schritt 5: Warten

• Bearbeitungszeit: 7-11 Wochen (außerhalb der Hauptsteuersaison)
• Während der Steuersaison (Januar-April): 14-20 Wochen möglich
• Du erhältst deine ITIN per Post an die im W-7 angegebene Adresse

Kosten-Übersicht

Gesamtkosten (Selbst-Beantragung): EIN: unter 20 USD. ITIN: 50-250 USD (hauptsächlich für die Certified Copy).

Häufige Fehler und wie du sie vermeidest

Fehler 1: ITIN beantragen, obwohl du keine brauchst. Prüfe zuerst, ob du persönlich steuerpflichtig in den USA bist. Wenn deine LLC kein ECI generiert und du keine persönliche US-Steuererklärung einreichen musst, brauchst du keine ITIN.

Fehler 2: Notariell beglaubigte Passkopie statt Certified Copy. Der IRS akzeptiert seit 2011 keine notariell beglaubigten Kopien mehr. Nur Certified Copies über einen CAA oder das US-Konsulat sind gültig. Falsche Dokumente führen zur Ablehnung und du musst von vorne beginnen.

Fehler 3: Online-EIN-Antrag als Nicht-US-Person versuchen. Das Online-System des IRS setzt eine SSN oder ITIN der verantwortlichen Person voraus. Ohne diese IDs bricht der Prozess ab. Nutze stattdessen den Fax-Weg.

Fehler 4: Veraltete Formulare verwenden. Der IRS aktualisiert seine Formulare regelmäßig. Lade immer die aktuellste Version direkt von irs.gov herunter — nicht von Drittseiten.

Fehler 5: ITIN-Antrag ohne beigefügte Steuererklärung einreichen. Der W-7 muss zusammen mit der US-Steuererklärung eingereicht werden, für die du die ITIN benötigst. Ein W-7 ohne Steuererklärung wird abgelehnt (wenige Ausnahmen bestehen, z. B. bei Treaty Benefits).

Realitätscheck: Der Zeitfaktor

Die Nummernvergabe wie ein Navigationsgerät zu betrachten, hilft: Du siehst das Ziel, aber die tatsächliche Fahrzeit hängt vom Verkehr ab.

Plane also mindestens drei Monate ein, wenn du eine ITIN benötigst. Die EIN allein geht deutlich schneller.

FAQ

Kann ich eine EIN beantragen, ohne vorher eine ITIN zu haben?

Ja. Du brauchst keine ITIN, um eine EIN zu erhalten. Im Feld für SSN/ITIN auf dem SS-4 schreibst du „Foreign person — no SSN or ITIN". Der IRS akzeptiert das und vergibt die EIN auf Basis deiner ausländischen Identifikationsdokumente.

Wie lange ist meine ITIN gültig?

Eine ITIN verfällt, wenn sie drei aufeinanderfolgende Steuerjahre lang nicht auf einer US-Steuererklärung verwendet wurde. Du musst sie dann erneuern — mit einem neuen W-7 und aktuellen Dokumenten.

Brauche ich eine ITIN, um ein US-Bankkonto zu eröffnen?

Nicht zwingend. Für ein Geschäftskonto reicht in der Regel die EIN deiner LLC. Einige Banken und Finanzdienstleister verlangen zusätzlich eine ITIN oder einen Reisepass als persönliche Identifikation. Prüfe die Anforderungen deiner Wunschbank im Voraus.

Kann ich die EIN auch telefonisch beantragen?

Theoretisch ja — der IRS bietet einen telefonischen Service unter +1 (267) 941-1099 an (kein gebührenfreier Anruf). In der Praxis sind die Wartezeiten lang und die Verbindung aus dem Ausland oft schwierig. Der Fax-Weg ist zuverlässiger.

Was kostet es, wenn ich einen Dienstleister beauftrage?

Dienstleister verlangen für die EIN-Beantragung typischerweise 50-300 USD, für die ITIN-Beantragung 200-800 USD. Da die Formulare selbst kostenlos sind und der Prozess gut dokumentiert ist, kannst du erheblich sparen, wenn du es selbst machst. Bei der ITIN lohnt sich allerdings ein erfahrener Steuerberater, da Fehler den Prozess um Monate verzögern.

Dein nächster Schritt

EIN und ITIN sind keine Hürden — sie sind Werkzeuge. Mit der richtigen Vorbereitung und dem Wissen aus diesem Leitfaden kannst du beide Nummern selbst beantragen, ohne unnötig Geld für Dienstleister auszugeben.

Wenn du eine US LLC als Teil deiner internationalen Struktur planst, helfen wir bei Freiheitspilot dir dabei, den gesamten Prozess sauber aufzusetzen — von der Firmengründung über die Steuerregistrierung bis zur laufenden Buchhaltung. Du springst nicht blind — du landest sicher.

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Quellen

1. IRS — Instructions for Form SS-4 (Rev. December 2025). irs.gov
2. IRS — Form SS-4: Application for Employer Identification Number. irs.gov
3. IRS — Instructions for Form W-7 (Rev. December 2024). irs.gov
4. IRS — Obtaining an ITIN from Abroad. irs.gov
5. FinCEN — Beneficial Ownership Information Reporting. fincen.gov

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